【退職理由別】退職の伝え方と円満退職の秘訣!

コラム 仕事辞めたい
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仕事を辞める決意をしたものの、会社や上司に対し退職理由をどう伝えるか悩む方は多いのではないでしょうか。

去ると決めた職場であっても、上司や同僚へ退職を切り出すのはどうしても緊張してしまうものです。

「立つ鳥跡を濁さず」という言葉もあるように、できるだけ角の立たない辞め方をしたいですよね。

そこでこの記事では、波風を立てずに会社を辞めるための「退職理由の伝え方」をケース別にご紹介します!

また、会社に退職を伝えた後の動き方や転職活動時のポイントも合わせて解説するので、参考にしてください。なお、この記事に掲載がある転職サイトは、求人数・サポート体制に着目して選抜しています。

また、以下の記事ではおすすめの退職代行について詳しくまとめているので、気になる方はぜひ参考にしてみてください。
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この記事の監修者
岡 佳伸氏
岡 佳伸氏キャリアコンサルタント
国家資格2級「キャリアコンサルティング技能士」として、多くの人のキャリアを支援。厚生労働事務官、ハローワーク勤務を経て、社会保険労務士として開業。
目次

退職理由を伝える際のポイント7つ

退職を打ち明けることは伝える側が心苦しいのはもちろんですが、伝えられる側も簡単に受け止めることができない内容です。

そのため、退職を伝える際に一定の配慮が伴っていないと、トラブルに発展してしまいがちです

無用なトラブルを避けるためにも、退職を伝える際に気を付けておくべきポイントを確認しておきましょう。

遅くとも1ヵ月前には退職の意思を伝える

退職を決めた場合、引き継ぎや挨拶などの退職準備を考えると、少なくとも退職を予定する日の1ヵ月前には伝えておきたいところです。

法律的には2週間前で問題ありませんが、会社側にして見れば「もっと余裕をもって言ってほしい!」のが本音であり、引き継ぎや手続きなどの実務面で負担をかけてしまうことになるでしょう。

急に退職せざるを得ない場合は仕方ありませんが、可能な限り1ヵ月以上の余裕をもって退職を申し出ることをおすすめします。

また、なるべく繫忙期を避けて退職を申し出せればなおよいでしょう。

参考:厚生労働省

直属の上司に口頭で伝える

退職を会社に伝える際、まずは直属の上司に申し出るのが基本です。

変に指揮系統を無視して、上司のさらに上の役職者や人事部に先に伝えてしまうと、直属の上司に何か問題があるのではと思われかねません。

まずは直属の上司にアポを取って二人きりで話す時間を作り、他の人には聞こえないような落ち着いて話せる場所を選びましょう。

引き止めにくい退職理由を伝える

退職を申し出た際によくある問題が、会社からの引き止めです。

従業員の退職は、会社にとってはマイナスです。会社の貴重な財であるあなたを引き止めようとするのは、会社側にとって自然なことといえます。

引き止めには「辞められると困る」といった情に訴えかけてくるものや、昇給などのより良い条件を提案してくること、また退職時期を遅らせて欲しいという要望などがあります。

下手に引き止めに応じてしまうと、退職の決意が揺らいでしまい、辞めるタイミングを逃してしまうかもしれません。

なるべく上司に引き止められないよう、周りの人に納得してもらえるような退職理由を固めていきましょう。

「今とは違う業界に行きたい」「キャリアプランを考えた時、新たな分野で挑戦したい」など、現職では実現できないことを理由にするのは定番です。

逆に、「給料に不満がある」「残業が多いから」などと待遇面を理由にしてしまうと、「改善するから」と引き止められやすくなってしまいます。

会社にとって引き止めるのが難しいと感じる理由をしっかり考え、準備しておきましょう。

強い退職の意思を伝える

たとえ強い引き止めに合った場合でも、あなた自身が揺らぐことなく、また上司にも引き下がってもらうために、退職の意思を強くもつ・見せることが重要です。

退職を決めているにもかかわらず、「実は退職を考えているのですが…」と相談ベースで伝えてしまうと、上司も引き止める余地があると考え、その後の交渉で不利な立場になってしまいます。

そのため、「退職を考えている」「退職を検討している」というように「まだ決心がついていない」ようなニュアンスで伝えるのではなく、退職への意思の固さをしっかりと伝えましょう。

ネガティブな退職理由は伝えない

退職理由が会社への不満や人間関係に関することなどネガティブなものである場合、それをストレートに伝えるのはNGです。

上司や会社側も、会社の悪い部分やネガティブなことをいわれてもいい気はしませんよね。

退社日までの間、ギスギスした雰囲気の中で過ごさなければいけなくなってしまうかもしれません。

会社が職場改善のために本音の退職理由を聞きたいという場合でもない限りは、ネガティブな理由を正直に伝えるメリットはありませんので、建前を上手く活用していきましょう。

退職希望日は受け入れてもらいやすい日を伝える

退職を伝える際、必ず退職希望日も合わせて伝えるようにしましょう。

万が一、引き継ぎや手続きに時間がかかってしまった場合、具体的な退職日を明らかにしていないと、退職日を後ろ倒しにされてしまうかもしれません。

必ず退職の意向を伝える段階で、退職希望日も明確に伝え、上司と相談するようにしましょう。

ただし、ここでは「〇〇月××日に退職します」と一方的に退職日を決めて伝えるのはNGです。

「〇月中には退職したい」「〇〇月××日までに対象する必要がある」と、相談ベースで希望日を伝え、引き継ぎのプロセスなども考慮しながら具体的な日にちを上司とすり合わせていくことが大切です。

メールでは伝えない

退職の意向を伝える際は、「直接だと気まずいから」と、メールで済ませるのはNGです。

法律的には問題ないものの、社会人としてのマナー的にはいささか疑問の残る対応だといえます。

上司にアポを取る段階ではメールでの調整でも可能ですが、実際に退職を申し出る際は、メールではなく必ず口頭で伝えましょう

岡 佳伸氏
岡 佳伸氏
退職申出をする場合、就業規則等で規定された日までに会社に申出をすることが望ましいです。ただし、民法上は雇用期間の定めの無い契約で働いている場合は14日前までに申出れば良いとされています。会社と退職についてトラブルになった場合には労働局で総合労働相談コーナーで労働相談をおこなうことも効果的です。
https://www.mhlw.go.jp/general/seido/chihou/kaiketu/soudan.html
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退職理由別でみる上司への伝え方例

ここからは理由別に、どのような退職理由の伝え方をすると良いのか解説します。

就業環境や待遇に不満がある場合

残業や業務量の多さ、給与など職場の就業環境・待遇に不満を感じて退職しようという方もいるでしょう。

そうした不満をそのまま退職理由で伝えてしまうと、改善するから残ってほしいという風な話しになりかねません。

なので、就業環境や待遇に関する不満については、そもそもメインの退職理由として伝えるべきではないといえるでしょう。

それでもなお、就業環境や待遇面の不満を退職理由に絡めたい場合は、以下例文のように他の引き止めにくい理由と掛け合わせて伝えるのがおすすめです。

【例】

  • 子育て(親の介護)の時間を確保するため、業務量の調整が利く仕事に移りたい
  • インセンティブの割合が大きい会社で通用するか挑戦したい など

仕事内容に不満がある場合

「仕事に面白味を感じない」「扱う商品やサービスが好きではない」など、仕事内容への不満が退職理由となる場合もあるでしょう。

とはいえ、この場合でも、仕事が不向きだ、どうしても好きになれないということをストレートに伝えるのは避けるべきでしょう。

上司や会社から「もう少し踏ん張って続ければ、面白味がわかってくる」「まだ経験が足りないからだ」などと諭され、引き止める口実を与えてしまいかねません。

仕事内容に対する不満ではなく、「自分はどんなことをしたいのか、何をやっていきたいのか」と、未来の部分に焦点をあてましょう。

【例】

  • toBではなくtoCの業務に携わりたい
  • 海外案件に携われる会社に転職したい など

家庭事情が理由で退職する場合

「家業を引き継がなければいけなくなった」「親の介護をしなければいけなくなった」など、家族や家の都合で退職せざるを得ない状況もありますよね。

このような場合には、わざわざ遠回しな伝え方を考えずともストレートに伝えることで同意を得やすいので、素直に伝えるほうが得策です。

ただし、どうしても詳細を話したくないという場合には、「家庭の事情により、家族と相談して決めました」と、伝えられる範囲で伝えればOKです。

やりたいことへの挑戦を理由に退職する場合

「別の業界に挑戦したい」、「夢を諦められない」、「将来性のある会社でキャリアアップを図りたい」など、これからを見据えたポジティブなことが理由の場合もあるでしょう。

後になって後悔しないためにも、やりたいことがある場合には躊躇せず、挑戦していきたいですよね。

自身のキャリアを実現するためという計画的な理由での退職は、会社側としても反対しにくいので、ストレートに伝えるのが効果的かもしれません。

ポイントとして、「今の職ではやりたいことが実現できないので、転職はやむを得ない」ということを理解してもらうように伝えることです。

「現実はそんなに甘くない」などと諭される場合もありますが、「自分で決心したことなので」と強い決意を見せましょう。

体調不良や健康に関することが理由の場合

きちんと根拠のある体調不良や病気が原因の場合は、会社側も強くは引き止められません。

ただし体調は目に見えないもののため、どれぐらい切実なものなのか、その症状や状況を理解してもらえるようにきちんと伝えることが重要です。

現状をきちんと把握してもらえないと、「まだ頑張れるんじゃないか」「甘えではないか」「少し休めばよくなるんじゃないか」と引き止められかねません。

また、伝え方よっては、一時的な休養をすすめられる場合もあります。

休職と退職、どちらが適しているかはご自身の置かれている状況によって変わりますので、人事の方と相談することをおすすめします

医師の診断書については必須ではありませんが、あれば説得力が増すので、可能であれば用意しておきましょう。

【関連記事】体調不良は退職理由として認められる!円満退職する方法やコツを解説

人間関係が理由の場合

人間関係の悩みが原因で退職を決める場合もあるでしょう。

人間関係が良くない職場だと、仕事に専念したいのにもかかわらず業務を円滑におこなえなかったり、お客様ではなく同僚や上司に気を遣わなければいけなかったりと、理不尽に感じてしまいますよね。

人間関係が理由の退職というのは「チームワークのいい職場で効率よく働きたい」「雰囲気のいい職場で生き生きと働きたい」といった理想への裏返しかもしれません。

いい職場環境でどのように働きたいのか、何を実現していきたいのか、といった部分に焦点を当て、上司にも前向きに伝えましょう。

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退職することを伝えた後にやること

何とか退職する旨を伝えて説得できた後にも、いくつかやることがあります。事前に把握しておくだけでも慌てずに済むのでぜひチェックしましょう。

退職までの準備

上司に退職を口頭で伝えただけでは記録が残らないため、退職届の提出を求めている会社もあります。会社でテンプレートを用意している場合もあるので、上司や人事に確認しておきましょう。

なお退職届に記載する退職理由は、ご自身がどのような理由で会社を辞めるにせよ「一身上の都合」と記載するのが一般的です。

また健康保険証やロッカーの鍵など、会社に返却する必要があるものを事前に確認しておくとよいでしょう。

返却を忘れてしまうと会社へわざわざ届けに行くか、郵送手続きをしなければならなくなるかもしれません。

引き継ぎ

退職までにやるべき重要なことは、自分が担っていた業務の引き継ぎ

最終出社日から逆算し、上司とすり合わせしながら引き継ぎのスケジュールを立てます。

後任者が決まっている場合は、後任者のスケジュールや状況も考慮に入れることが必要です。

後任者が決まっていない場合、今あなたが担っている業務を、誰が引き継ぎ担当することになっても滞りなく業務を進められるよう、詳細な資料を準備しておくといいでしょう。

取引先への挨拶

取引先への挨拶は、会社の意向を確認しながらおこないましょう。

メールにとどめるのか訪問するのか、また後任者が決まっている場合は一緒に行くのかどうかなど、取引先の企業との関係性や社内の状況によって変える必要があるかもしれません。

もし業務の都合で挨拶に行けない場合は、挨拶状で担当者の変更をお知らせしましょう。

有給休暇の消化

有給休暇が残っているのであれば、退職日までに消化できるようスケジュールを組みましょう。

会社が余った有休を買い取ってくれるのであれば、無理に消化する必要はありませんが、買取を行うどうかは会社の任意です。

有給休暇の利用は、労働者に与えられた権利なので、遠慮せずに利用しましょう。

なお、退職日以降に有給休暇を利用することはできないので注意してください。

転職活動

転職活動については退職を伝える前から始めておき、退職準備に入る段階で転職先が決まっている状態がベストです。

もしまだ次の職場が決まっていない場合は、転職活動にも力を入れていきましょう。

退職交渉や引き継ぎなど、退職手続きだけでもやることが数多くあります。

そのうえ転職活動も同時並行となると、応募書類の準備や企業研究に面接など、やらなければいけないことが山積みになってしまいます。

余裕がない状態で転職活動を行うと、ミスマッチの職場に転職してしまうリスクが高まるので注意しましょう。

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転職する際に利用すべきおすすめの転職エージェント

転職活動を行う際には、転職エージェントを活用すると、さまざまなサポートを得られて便利です。

ただ、転職エージェントにもさまざまあって、どこに登録すべきか迷うことも少なくないでしょう。

エージェントを利用する場合は、

  • 非公開求人数が多い
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かどうかを主にチェックして選ぶのがおすすめです。

この項目では、おすすめの転職エージェントを二つご紹介します。

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マイナビエージェントはご存知のとおり、名の知れた大手人材紹介会社のマイナビが運営するサービスです。

優れた実績と経験をもち、初めての転職エージェントを利用するという方でも安心して利用できます。

特にマイナビエージェントの強みとして挙げられるのは、大手とは思えないほどのサービスの丁寧さ

専任のキャリアアドバイザーが求職者一人ひとりに対して、親身に寄り添ってサポートをおこなってくれるため、不安を解消したうえで転職活動に臨めます。

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心強い的確なアドバイス

初めての転職で不安も大きかったのですが、とても信頼がおけて、転職活動もスムーズに活動することができて、非常にありがたかったです。それらが故に、ストレスもあまり感じずに活動できました。未経験職種で業界も異なるところで不安も多少ありましたが、的確なアドバイスのおかげで不安も段々と小さくなっていき、心強かったです。

引用元:マイナビエージェント

転職してよかったなと思えています

初めての転職活動で不安なことばかりでしたが、素敵な企業を紹介していただけたおかげで、現在は大変なことももちろん多いですが、なによりも転職してよかったなと思えている事が毎日嬉しいです。ありがとうございました。また機会がありましたらよろしくお願いします。

引用元:マイナビエージェント

実際にマイナビエージェントを利用された方からも、不安な転職も安心して進められた、スムーズに転職ができたといった声が寄せられています。

ただ単に内定をもらうだけでなく、「転職してよかった!」と思えるような日々へと繋げるサポートをしてくれるのが、マイナビエージェントです。

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dodaは業界トップクラスの規模、知名度を誇る転職エージェントで、非公開求人を含め22万件を超える求人を保有しています(2023年3月31日時点)。

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実際、dodaは転職エージェントとしてだけでなく転職サイトとしても活用できるので、自分に合ったやり方で転職活動を進めていきましょう。

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【関連記事】IT・WEBエンジニア向けの転職サイト・エージェントおすすめ25社を徹底解説

転職活動での注意点

ここからは、転職活動について抑えておくべき注意点を解説します。

面接官が前職の退職理由を聞く理由

面接官が退職理由を確認する意図は、大きく分けて下記の二つです。

  • 前職と同じ理由で退職する可能性はないかを見極めたい
  • 仕事に対する姿勢や考えを知りたい

せっかく採用した人材がすぐに辞めてしまうというのは、企業側にとって避けたいところ。

企業側からすると、時間や費用の損失になる上、また別の人材を探す手間が増えてしまうからです。

そのため面接官は、退職理由を確認することで、自社で長く働き続けてくれる人材かどうかを確認したいと考えています。

また退職理由というのは、その人の仕事に対する姿勢や考えが色濃く出るもの。

退職理由から、働く上で重視しているものや仕事に対する考えがわかります。

求職者のやりたいことや重視しているものが自社で叶えられそうかどうか、また社風に合った人材であるかどうかを見極めるためにも面接官は退職理由を確認している、ということを覚えておきましょう。

まるっきり嘘の退職(転職)理由はバレやすい

退職(転職)理由には少なからずネガティブな要素が付きものです。

ネガティブな内容のままストレートに伝えるのはNGですが、体のいい嘘の転職理由を作り出すのもNG。

多くの面接をしてきた面接官ほど、嘘を瞬時に見抜きます

面接官も、応募者が前職に何らかの不満があったことは十分理解しています。

面接官に気に入られようと嘘の転職理由を作り上げるのではなく、率直な退職(転職)理由をどのように伝えるかを考えましょう

ネガティブな部分を改善することで、転職後はどういう風に働きたいのか、何を実現したいのか・叶えたいのか。

このように未来のポジティブな動機へと変換して伝えることで、仕事に対する熱意や意欲を感じ、面接官も好印象に受け取ってくれるでしょう。

不満・愚痴だけに終始せず、状況と行動を具体的に説明す

退職理由にはネガティブな要素が付きものですが、不満や愚痴の部分だけを伝えるのではなく、その時の状況や自分はどのように行動したのかも合わせて伝えるようにしましょう

「部署内での人間関係に辟易しました。」と伝えるだけでは、ただの愚痴と受け止められかねません。

このような愚痴だけでは、具体的な状況を把握していない面接官からは「建設的な行動をする代わりに不平不満ばかり言う人だ」と捉えられてしまう可能性があります。

ネガティブな状況の中でも、改善のために前向きなアクションを実行してきたことを伝えることで、「主体的で当事者意識をもって動ける人材だ」とポジティブに評価されやすくなります。

【例】

NG:「前職の職場は非効率で生産性が低かったので、合わずに退職しました。」

OK:「前職は膨大な書類の管理や情報の不透明性など、非効率的で生産性の低い環境でした。上司にはデジタル化を進めることや、もっと情報を共有しやすくするためにチャットツールを導入することを提案しましたが、前向きに捉えてくれず状況は改善しないままでした。」

志望理由やキャリアプランにつなげる

退職理由を、志望理由やキャリアプランにつなげることも重要です。

退職理由と志望動機やキャリアプランが一貫していなければ、面接官から「条件だけで選んでいるのでは」「隠している本当の退職理由があるのでは」と捉えられかねません。

対照的に、退職理由と志望理由・キャリアプランが一貫していると説得力が増し、面接官からも「建設的に物事を考えられる人だ」と評価されやすくなります。

たとえば、給与面での不満があって退職する場合、そのネガティブな要素だけを考えていても、「給与さえ上がればどこでもいい」という心理が働き、志望動機も薄まってしまいます。

このような姿勢で臨むと、仕事そのものへの熱意を感じず、面接官の心を動かすことは難しいかもしれません。

一方で、「給与を上げたい」の裏に隠れている叶えたいことが、「年功序列ではなく意欲や実績を評価してくれる会社で、熱意をもって働きたい」という理由だった場合に、

「前職は年功序列制で、若手従業員が中心となり主体的に取り組める機会がなかなかありません。

御社のインセンティブ制度や、年齢に関わらず実力のある従業員に責任ある仕事を任せる環境だと、やりがいをもって働け、自分自身が大きく成長できると考えました。」

のように伝えると、退職理由から志望理由まで一貫しており、説得力がありますよね。

このように、退職理由は志望動機の根拠になり、入社意欲をアピールするチャンスになるものです。

志望理由に一貫性をもたせるためにも、退職理由から一歩踏み込んで自分が実現したいことまで含めて伝えるよう工夫しましょう。

前向きな姿勢と熱意を表現する

面接の中で前職に関して質問された場合、ときには自分の至らない点や弱みを語らなければならないシーンも出てくるでしょう。

そんな場合であっても自身なさそうに答えるのではなく、「〇〇が実現できる御社で成長したい」と未来への視点へと切り替え、自信をもってハキハキと答えることが大切です。

前向きかつ仕事に対する熱意を見せられると、面接官にも好印象を与えられ、「うちでも活躍してくれるのでは」と高く評価してくれるでしょう。

円満退職に向け、退職理由はしっかりと準備して伝えましょう

いざ退職するとなると、会社や上司へ伝えるのに勇気が必要ですが、準備さえしっかりとしておけば問題ありません。

上司への伝え方や、退職日を決定してからやるべきことを再度確認し、スムーズな円満退社で気持ちよく退職しましょう!

同時に「これで円満退職のコツがわかった」と安心せず、未来のことも見据えていくのも大切です。

円満退職後も新しい職場で生き生きと働けるよう、転職エージェントのサポートを存分に生かしながら、未来に向けた転職活動にも力を入れていきましょう!

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転職サイトやエージェントは何を選ぶかではなく、『どう使いこなすか』にフォーカスしたWEBメディア。株式会社アシロの転職メディア編集部による、転職エージェントの賢い『使い方』とキャリアアップ実現の方法論を解説。