「退職代行を使って社員が辞めてしまった」
「退職代行を使われたらどう対応したらいい？」

こんなふうに悩む企業もあるでしょう。

社員が退職代行を使って辞めた場合、その後の対応や対策は悩ましい問題です。

退職代行の利用者は年々増加しており、大手はもちろん、中小企業であっても他人事ではありません。

この記事では、退職代行を使われた際の対応手順や注意点を解説しています。考えられる影響や、今後退職代行を使われないための対策についてもまとめているため、参考にしてください。

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そもそも退職代行サービスとは

退職代行サービスとは、仕事を辞めたいと考えている社員に代わって、業者が企業へ退職意向を伝えるサービスです。

業者によっては、有給消化や未払いの残業代の請求といった交渉や、退職届のテンプレート配布といったさまざまなサポートもおこなっています。

2024年におこなわれた「退職代行サービスに関する調査レポート」によると、直近1年間に退職代行を利用して退職した人は16.6%でした。

また、2024年上半期に退職代行を利用して退職した人がいた企業は23.2%で、4人に1人は退職代行を使って辞めている現状があります。

そのため、会社として対応手順を把握しておくことが求められるでしょう。

退職代行サービスの種類

退職代行サービスは、おもに次の3種類です。

退職代行サービスの種類	できること
民間業者	退職通知のみ
労働組合	退職通知 交渉
弁護士	退職通知 交渉 裁判における代理人

民間の業者ができることは退職通知のみのため、スピード感や安さを売りにしている場合が多くあります。

労働組合は、外部の人間でも使える「退職代行ユニオン」に加入している業者で、団体交渉権を持っています。

そのため有給や残業代などの交渉ができますが、もし裁判になった場合に代理人をつとめることはできません。

弁護士は退職通知や交渉に加え、裁判における代理人も務められます。そのため、報酬は3種類の中でもっとも高くなっています。

退職代行が使われる理由

お金を払っても退職代行を利用する人が増えている背景には、「手間をかけずに辞めたい」と考える若者が増えていることが挙げられるでしょう。

また退職代行が使われる企業にはブラック体質が見受けられることが多く、退職を言い出しにくい雰囲気や、パワハラが横行しているケースもあります。

さらに、慢性的な人手不足によって社員にしわ寄せがいき、辞めづらい環境になって退職代行に踏み切らざるを得ないといったことも考えられます。

このように、「引き止められたくない」「自分では気まずくて言い出せない」「有給や残業代を請求したい」などといったニーズに応えるのが、退職代行サービスなのです。

退職代行を使われたら基本的には拒否できない

社員に退職代行を使われた場合、基本的に企業が拒否することはできません。

民法第627条において、無期雇用契約の労働者は退職通知から2週間で退職できると定められています。

当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申入れの日から二週間を経過することによって終了する。

（引用：民法第627条）

また、日本国憲法第22条では、職業選択の自由も定められています。

何人も、公共の福祉に反しない限り、居住、移転及び職業選択の自由を有する。

（引用：日本国憲法第22条）

つまり、労働者の持っている「辞める権利」を、企業が拒むことは認められていないのです。

有期雇用の場合は契約途中での退職は不可

1年契約などの有期雇用の場合は少し事情が異なり、契約途中での退職は基本的にできません。

ただし、企業側にパワハラや賃金未払いなどの違法行為があった場合は、民法第628条で定められた「やむを得ない事由」に該当する可能性があります。

（やむを得ない事由による雇用の解除）

当事者が雇用の期間を定めた場合であっても、やむを得ない事由があるときは、各当事者は、直ちに契約の解除をすることができる。この場合において、その事由が当事者の一方の過失によって生じたものであるときは、相手方に対して損害賠償の責任を負う。

（引用：民法第628条）

この場合は、即時退職が認められます。

非弁行為があれば拒否できる

退職代行業者に非弁行為があった場合、退職は止められませんが、交渉は拒否できます。

非弁行為とは、交渉権を持たない民間業者が交渉をおこなうことです。

民間の退職代行サービスは交渉権がなく、退職通知以外の行為ができません。

もし民間業者が交渉してきたら違法となるため、その場合は拒否して問題ありません。

退職代行を使われた場合に考えられる影響3つ

企業が退職代行を使われた場合、次のような影響が考えられます。

一つずつ見ていきましょう。

人員不足により業務への支障が出る

まず、人員不足により業務への支障が出ることが挙げられます。

退職代行では、ある日突然社員一人がいなくなることになり、事前対策ができません。

社員と円満な関係を築けていれば、事前に退職の意志を伝えてもらい、引き継ぎや人員補充といった対策をすることも可能だったはずです。

円滑に会社をまわしていくためには、退職代行を使われない環境作りが重要です。

残った社員の不満やストレスにつながる

退職代行を使われると、残った社員にしわ寄せがいき、不満やストレスにつながります。

辞めた社員の穴埋め作業に追われるだけでなく、引き継ぎができていないため、思わぬトラブルに発展する可能性もあります。

退職代行で辞められると、残った社員の業務に支障が出やすいといえるでしょう。

会社のイメージが低下する

退職代行で辞める人が出たという噂が広まると、会社のイメージの低下にもつながります。

退職代行で辞める人がいる会社は、退職を言い出しにくい雰囲気やパワハラがあるなど、ブラック企業体質が疑われるためです。

また、残った社員の不満がつのって悪い噂を流すことも考えられ、会社にとって決してありがたい話ではありません。

退職代行を使われた際の会社の対応手順

退職代行を使われた際は、次の手順で対応しましょう。

順番に解説します。

代行サービスの種類を確認する

まずは代行サービスの種類を確認してください。

民間業者か、労働組合か、弁護士かによって対応が変わってきます。

また、業者をかたった詐欺や嫌がらせでないこともあわせてチェックしましょう。

社員の身元確認をする

次に、社員の身元確認をおこないます。

第三者が、嫌がらせで電話をかけていることも考えられるためです。

本人に直接確認はできないため、業者に委任状や身分証明書のコピーなどを提示してもらいましょう。

社員の雇用形態を確認する

続いて、社員の雇用形態を確認します。

無期雇用契約であれば、基本的に退職を拒否することはできません。

一方、有期雇用契約で労働期間内の場合は、退職を拒否することも可能です。

ただし、労働基準法第137条では、契約期間の初日から1年以上経っていればいつでも退職できることになっています。

そのため、契約期間についても詳しく確認しておくといいでしょう。

貸与品の返却を求める

続いて、社員へ貸与品の返却と、まだ届いていなければ退職届の提出を求めます。

内容に不備がないか確認するほか、会社所定のフォーマットがあれば、それにしたがって書いてもらいましょう。

必要書類を作成する

退職にあたり、雇用保険被保険者証や離職票といった必要書類を作成します。

社員が退職後におこなう失業保険や社会保険の手続きに必要なため、退職日までにきちんと進めましょう。

退職届を受理する

退職届が届いたら受理し、その旨を代行業者に伝えます。

その後、必要書類を本人へ郵送してください。

退職代行を使われた際に注意するポイント6つ

退職代行を使われた際は、次の点に注意しましょう。

一つずつ解説します。

民間サービスとの交渉は避ける

代行業者が民間のサービスだった場合、交渉に応じるのは避けましょう。

民間業者の交渉は非弁行為にあたり違法となるため、したがう義務はありません。

もし非弁行為がおこなわれた場合、改めて退職手続きが必要になり、手間が増えるだけです。交渉は本人とおこなう旨を伝えましょう。

有給休暇の消化や未払いの残業代の支払いをする

有給休暇があれば消化させ、未払いの残業代があれば支払いを済ませることも重要です。

有給消化をさせないと企業側の責任となり、労働基準法第39条に違反してしまいます。

また、労働者は在職中はもちろん、退職後3年間まで残業代の請求が可能です。

万が一訴訟にまで発展すると、賠償金がさらに高額になる可能性もあります。

タイムカードや日報などの証拠が残っていると、残業があった事実を免れることはできません。未払いの残業代があれば必ず支払いましょう。

引き止めや直接連絡をしない

退職代行を使われても、社員を引き止めたり、直接連絡を取ったりすることは避けてください。

そもそも退職代行を使っている事実こそが、「直接かかわりたくない」と思われていることと同じです。

そのため、引き止めや話し合いに応じてもらえる可能性は、限りなく低いと考えられます。

代行業者からも、本人に直接連絡しないよう通達があるはずです。「辞める前に説得できるのではないか」などと考えるのはやめ、業者にしたがいましょう。

懲戒処分にしない

退職代行を使われたからといって、懲戒処分にすることは避けてください。

懲戒処分については、労働契約法第15条によって次のように定められています。

使用者が労働者を懲戒することができる場合において、当該懲戒が、当該懲戒に係る労働者の行為の性質及び態様その他の事情に照らして、客観的に合理的な理由を欠き、社会通念上相当であると認められない場合は、その権利を濫用したものとして、当該懲戒は、無効とする。

（引用：労働契約法第15条）

労働者が退職代行を使うことは正当な権利であり、違法性はありません。

よって、懲戒処分にあたる合理的な理由とは認められず、トラブルになる可能性が高まります。

懲戒処分を検討する場合は、それに値する悪質な行為が社員にあったかどうかを基準に考えましょう。

手続きは速やかにおこなう

退職代行を使われたら無視や放置をせず、速やかに手続きをおこなってください。

相手を引き止められる可能性は非常に低く、そのままではほかの社員のモチベーションが低下するばかりか、会社の悪い評判が広まるリスクもあります。

社員の意志を汲み、望みどおりに手続きをおこなうことが最善手といえるでしょう。

後任の担当者や部署をフォローする

退職代行を使われたあとには、後任の担当者や部署のフォローも忘れずにおこなってください。

部署内で残業が発生したり、取引先に迷惑がかかったりしないよう注意が必要です。

人手不足の解消のため人員補充をするなど、残った社員の負担を軽減する意識を持ちましょう。

今後退職代行を使われないための対策3つ

今後退職代行を使われないためには、次の対策が有効です。

社員の相談窓口を設ける

まずは社員の相談窓口を設け、相談しやすい環境を作りましょう。

2022年に、すべての企業でパワハラ相談窓口設置が義務化されました。

退職代行の利用者を出さないためには、しがらみがなく、かつプライバシーを守りながら社員が悩みを打ち明けられる場を作ることが望ましいといえます。

（出典：厚生労働省）

いじめやパワハラがないかチェックする

企業の体質として、いじめやパワハラがなかったかもチェックしましょう。

社員一人ひとりとコミュニケーションをとり、悩みや問題があれば改善していく姿勢が大切です。

問題が見つかった場合は、該当社員への指導や配置換え、異動なども視野に入れましょう。

職場環境に問題がないか確認する

休みが取りにくい、サービス残業が多いなど、職場環境に問題がないかも改めて確認が必要です。

社員満足度が低い会社は定着率も低く、今後も退職代行で辞める人が出るリスクがあります。

休みを取りやすい環境を整える、福利厚生を手厚くするなど、社員満足度を上げる工夫が、退職する人を減らすことにつながるでしょう。

まとめ

退職代行は、社員に代わって業者が退職の意向を伝えるサービスです。

利用者は年々増加しており、人員不足や残った社員の不満、企業のイメージ低下につながりやすいため、注意が必要です。

退職代行を使われた際は、社員の身元や雇用形態の確認をおこない、速やかに手続を進めましょう。

また民間サービスとは交渉しない、引き止めや懲戒処分をしない、後任の担当者や部署をフォローするなどの心がけが大切です。 相談窓口を設けたり、職場環境を見直したりして、退職代行を使われない企業を目指しましょう。