「会社を休みたいけど連絡方法がわからない」
「メールやラインでも問題ない？」
「どのように伝えたらいい？」

このようなお悩みにお答えします。

有給休暇は労働者に与えられた権利です。出勤当日に体調が悪かったり、会社に行く気になれなかったりするでしょう。

しかし、連絡方法やタイミングがわからないと悩んでいる方もいます。

そこでこの記事では、以下の内容について解説していきます。

この記事を参考に、会社の規則にのっとった方法で休暇を取得できるよう参考にしてみてください。

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会社に休みの連絡をするときのマナー4選

会社に休暇を伝える場合、決められたルールがあります。間違った方法では休暇が取れないこともあるため、連絡する際のマナーについて4つ紹介します。

それぞれ詳しく解説していきます。

連絡方法は会社の規定に従う

出勤当時に会社に休みを伝える場合、規定に従っての連絡がマナーです。ルール以外の方法は、無断欠勤と見なされる可能性があるからです。

電話連絡が決められているのに、メールやLINEで行えば見られなかったり、気づくのが遅れたりする可能性もあります。

一方で、SNSやチャットで休みの連絡を導入している企業もあります。

休暇連絡は決められた方法で行うことが重要です。会社の規定がわからない場合、電話で連絡すると良いでしょう。

連絡する時間を考える

連絡はタイミングが重要です。上司は常に対応できるわけでないからです。出勤していなかったり、始業時間前で忙しかったりすることが考えられます。

一般的にビジネスパーソンの出社時間は、始業開始の30分前が多いデータがあります。会社に電話連絡するには、始業時間の15分〜20分前が良いでしょう。

参考：厚生労働省「就業開始時刻と通勤行動の関連性についての分析」

メールやチャットのケースでは時間にとらわれず、なるべく早い連絡が大切です。

直属の上司に連絡する

休みの連絡は、直属の上司に伝えましょう。チームのリーダーとして部下を管理しているからです。

上司は業務を円滑に行うため、従業員の出勤状況を確認します。しかし、他のメンバーや人事部などに連絡すると、リーダーに連絡が伝達されない場合があります。

出勤の有無がわからないと無断欠勤と判断されかねません。そのため、あなたの信頼が崩れる可能性があります。

トラブルや信頼関係を損なわないためにも、休みの連絡は直属の上司に連絡することが重要です。

自分で連絡をする

休みの連絡は自分でしましょう。電話の声であなたの健康状態や状況が伝わりやすいからです。

体調が悪い場合は声に元気がないため、休みの必要さが伝わりやすいです。自分の声を伝えることで信用されやすく、休暇を承諾してもらえます。

業務の引き継ぎがあれば正確に伝えられるため、信頼関係も生まれやすいでしょう。

一方、家族や友人が代理で連絡すると、信憑性は低くなり疑われやすい可能性があります。上司との信頼関係も築きにくくなり、任される仕事もなくなる場合が考えられます。

休みの連絡はあなたの声で伝えることが重要です。

会社に休みの連絡を伝える5つのポイント

会社に休みの連絡を伝えるには5つのポイントがあります。

それぞれ詳しく解説していきます。

休みの謝罪を伝える

休みを伝える際は、上司や職場の方に謝罪を伝えることが重要です。休むのが悪いわけではなく、チームに負担をかけることへの配慮のためです。

人手が足りない場合、あなたが休むことで先輩や同僚に負担をかける可能性があります。

職場の方に迷惑をかけてしまう意味でも、「ご迷惑をおかけして申し訳ありません」という言葉を添えましょう。長期的な人間関係を考えると、職場に気をつかった言葉づかいが大切です。

理由を明確にする

休みを連絡する際は、理由も明確にしましょう。休暇の承諾が得られやすいからです。

法律上、会社に理由を説明する必要はありません。しかし、休みたい意思だけ伝えても上司の理解を得にくい可能性があります。

参考：労働基準法第三十九条

理由を説明することで以下のメリットがあります。

一方で、なぜ休むのか伝えないと、職場内で信頼が低下する恐れもあります。良好な人間関係を築けなくなる可能性があります。

ただし、プライバシーに関わる具体的な説明までする必要はありません。適切な範囲で理由を説明しましょう。

状況を簡潔に説明する

あなたの状況について、簡潔に説明しましょう。上司は、あなたがどのような状態や心境で、休みを必要としているのか知りたいからです。

仕事を休む理由は主に3つの状況が考えられます。

状況を簡潔に伝えることで、休暇の承諾も得られやすくなり、円滑な業務調整にもつながります。

休暇日数を正確に伝える

休みを伝える際は、休む期間も伝えましょう。理由は以下のとおりです。

休暇の連絡をするときは、何日間休むのかを明確に伝えるようにしましょう。職場の効率的な対応が可能になります。

引き継ぎ事項などを共有する

引き継ぎがあるときは、上司に報告し職場内で共有しましょう。休みの期間、あなたの作業をチームメンバーにサポートしてもらうためです。

自分だけが請け負っている任務は、止まってしまったり、スムーズに進まなかったりします。そのため、業務を円滑に行うためにも、同僚と共有することが重要です。

共有する際のポイントは3つです。

あなたが休んでも、影響を最小限に抑えられます。上司や同僚と良好なコミュニケーションを保つことで、スムーズな業務遂行と信頼関係の構築につながるでしょう。

体調不良で会社に休みの連絡をする際の例文

体調不良で会社に休みの連絡をするときの例文を2つ紹介します。

それぞれ詳しく解説していきます。

電話

電話で休みを連絡する場合5つのポイントがあります。

これらのポイントを踏まえた例文を紹介します。

電話で連絡する際の注意点として、休みたい理由を簡潔に伝えましょう。ダラダラと説明しても、伝わりにくくなります。

現在の状況と、休暇の必要性を明確に伝えることが重要です。病院で受診する場合も追加で説明するとよいでしょう。

メール

メールやラインで連絡する場合、6つのポイントがあります。

以上を踏まえた上で、例文を紹介します。

メールやラインなどで連絡する際の注意点として、迅速な連絡と丁寧な言葉づかいで伝えましょう。

会社に休みの連絡をする際の5つの注意点

会社に休みの連絡をする際、誤った方法では休暇が認められなかったり、職場の人間関係が悪くなったりする可能性があります。トラブルを避ける方法について5つ紹介します。

それぞれ詳しく解説します。

会社の規定以外の連絡をしない

会社の規定以外の方法で連絡すると、休暇が認められない場合があります。休みの意思が、直接上司に伝わらなかったり、就業規則違反になったりする可能性があるからです。

電話連絡が規則の職場では、メールで連絡すると既読されなかったり、始業後に確認されたりといったことが考えられます。

あなたの出勤状況がわからないと、上司は急な業務変更に追われる可能性があります。また、チームメンバーにも余分な負担がかかり、不信感が生まれやすくなるでしょう。

休みの連絡は、必ず会社の規定に則った方法での連絡が重要です。

相談ベースで伝える

休みの連絡は相談ベースで伝えましょう。チームメンバーへの負担を考える必要があるからです。

たとえば、「体調が悪いため休みます」という一方的な伝え方ではなく「体調が悪いため休暇をいただいてもよろしいでしょうか」と伝えることで、許可を求める気持ちが明確になります。

相談ベースで伝えるメリットは以下のとおりです。

上司の気持ちも尊重しながら、あなたの状況を説明できれば、スムーズな休暇を得られたり、良好な人間関係の維持ができたりにつながります。

無断で休まない

無断で休むことは、社会人としてのマナー違反にあたります。上司や同僚に迷惑をかけるだけでなく、不信感を与えるからです。

無断で休むことのリスクは以下のとおりです。

会社の経済的な損失は、時間とともに回復可能です。しかし、一度失った人間関係を元に戻すには、長い時間と相当な努力が必要です。休みたい場合は、必ず上司に連絡しましょう。職場の信頼関係を維持できるでしょう。

関連記事：仕事を飛ぶ（バックレる）のはNG！デメリットやオススメの辞め方を紹介

始業時間を過ぎてから連絡しない

始業時間後の連絡は、無断欠勤と同様に判断される可能性があります。業務遅れや、チームメンバーへの負担に影響するからです。

始業開始してもあなたが出勤していなければ、職場内は混乱や作業が停止する恐れもあります。そのため、休みの連絡は以下の3つに注意しましょう。

適切なタイミングでの連絡は、業務の円滑な遂行と職場の信頼関係の維持につながります。

仮病の場合は行動やSNSに気をつける

会社に行きたくない日がある方もいるでしょう。体調不良を装って休む場合、普段の行動やSNSにリスクが伴います。

仮病で休むリスクは以下のとおりです。

法律に違反していなくても、社会のルールに反していることが考えられます。長期的には、自分自身にとってマイナスになる可能性が高いでしょう。

仮病をつかって休みたい場合、以下の対処法を検討しましょう。

本来、休暇は労働者の権利です。必要なときは適切な方法で休暇を取得しましょう。

会社に休みの連絡をするのが「怖い」「休ませてくれない」場合の2つの対処法

内向的な性格や職場の雰囲気によっては、休みづらい状況があるかもしれません。しかし、適切な休暇の取得ができないと、精神や身体に健康を損なう可能性があります。この章では、休めない場合の対処法について2つ紹介します。

休暇は労働者の権利です。心身の健康を守るため、適切な対処法を理解しましょう。

体調不良のまま退職する

会社を休めない状況が続くなら、体調不良のまま退職するのも一つの選択です。退職する権利は法律で定められています。

参考：民法第六百二十八条

体調不良で退職する場合、以下のケースが考えられます。

法律上、2週間前に退職を伝えれば、会社の承諾がなくても辞められます。無理に出勤を続ければ、健康状態が悪化する可能性があります。休めないと感じたら早めに退職を検討しましょう。

また、以下の記事では欠勤のまま退職することについて詳しく解説しているので、気になる方はあわせてご覧ください。

関連記事：体調不良で欠勤のまま退職するのは法的にOK！3つの方法と伝え方を解説

 

労働組合や退職代行サービスに相談する

上司に連絡するのが「怖い」または、連絡しても「休めない」場合、労働組合や退職代行サービスに相談しましょう。

労働組合は従業員を守る組織です。上司の対応が規則や法律に反している場合、問題解決に向けて交渉します。

一方、退職代行サービスには以下のメリットがあります。

退職代行サービスは、あなたの代理となって会社と対話できます。休みを相談して承諾してもらえない、連絡に不安がある場合は、退職代行サービスの利用がおすすめです。

退職代行について詳しく知りたい方は、以下の関連記事を参考にしてみてください。

関連記事：退職代行おすすめランキング13選｜サービス内容や料金・評判を比較

まとめ

会社を休みたい方の中には、「連絡する方法がわからない」「メールやラインでも大丈夫なのか」「伝え方がわからない」などの悩みで、スムーズに連絡できない方が多いでしょう。

しかし、適切な休みを取得するのはあなたの体を守る上でも重要です。記事で紹介した会社に休みを連絡するときのマナーを守り、伝えるポイントに気をつけることで、スムーズな休暇取得が可能になります。

もし、長期間休暇が取れない状況が続くなら、退職代行サービスの利用を検討してください。専門家があなたの権利を守り、問題解決に導いてくれます。