以前までは手書きの履歴書が主流だったものの、近年ではWeb履歴書の提出を求められるケースが増加しています。

Web履歴書とはWeb上で作成する履歴書を指しますが、手書きの履歴書と同様に証明写真の貼り付けが必要です。

写真をデータ化したことがない場合、どのように写真を履歴書に添付すれば良いのか悩む方も多いでしょう。

本記事では写真をデータ化する理由やデータ化する方法、データ化のメリット、注意点など紹介します。

また、Web履歴書に写真データを貼る方法や撮影するときのポイントについても焦点を当てるため、履歴書の写真をデータ化したい方は最後までご覧ください。

Web履歴書は、履歴書作成ツールを利用することで簡単に作成ができます。

「履歴書PRO」であればテンプレートから簡単に作成できるため、以下のバナーよりチェックしてみてください。

写真をデータ化する理由とは？

写真はデータ化しておくことで、さまざまなタイミングで活用できます。

ここからは「データ化した写真は履歴書以外にも活用できるシーンはある？」といった疑問をお持ちの方に向けて、写真をデータ化する理由を紹介します。

Web出願やWeb申請のため

昨今ではWeb出願やWeb申請が一般化しており、書類に載せる証明写真もデータでの提出を求められる機会が増えています。

たとえば、以下の申請において、データ化した写真が必要になることがあります。

印刷した証明写真だけを用意していると、データが必要なときに急いで準備しなければなりません。

あらかじめデータでも証明写真を用意しておけば、スムーズに申請や願書を出すことが可能です。

証明写真のデータは各書類によって、写真の形式や容量、縦横比などが異なります。

そのため、提出する際は規定を確認したうえで送ることを忘れないようにしましょう。

Web履歴書やメールでの履歴書送付に利用

前述したとおり、証明写真のデータはWeb履歴書の提出時に必要になります。

Web履歴書の提出を求める企業は増加傾向にあるため、就職・転職活動をするならデータ化した証明写真は用意しておきましょう。

企業にWeb履歴書を送るには、Web上で履歴書を作成後、PDF形式に変換したものをメール添付する流れが一般的です。

企業によってはファイル形式やフォーマットなどに規定を設けていることがあるため、必ず確認したうえで作成をする必要があります。

転職サイトのプロフィール写真として利用できる

転職サイトを利用している場合、プロフィール写真に証明写真のデータが活用できます。

証明写真はビジネスに適切な装いで撮影しているため、企業に好印象を与えることが可能です。

また、顔写真を登録しておくことで、企業に求職者の雰囲気を伝えられる点もメリットのひとつです。

顔写真にもっとも注目する採用担当者も多いため、強い印象を与えたいのなら転職サイトには証明写真を登録しましょう。

他にも、オンライン上の会員用ページのプロフィール画像や、各種任意団体やサークルの会員証にも、データ化した証明写真は活用できます。

履歴書に使う写真をデータ化する方法

「証明写真をデータ化する方法がわからない」「家にある証明写真をデータ化できるの？」とお悩みの方もいるでしょう。

ここからは、履歴書に使う写真をデータ化する方法や撮影にかかる費用、時間を紹介します。

方法	費用	時間
写真館	3,000円～10,000円	30分前後
証明写真機	1,000円前後	15分前後
スマホのカメラアプリ	印刷時にかかる費用のみ	15分前後
自宅やコンビニ	印刷時にかかる費用のみ	30分前後

写真館

履歴書に使う写真は、写真館のデータ付きプランで撮影することで、写真だけでなくデータを手に入れることが可能です。

写真データはCD-ROMで受け取れたり、メールや写真館のWeb上でダウンロードできたりします。

写真館はプロのカメラマンに撮影してもらえるため、きれいに撮影できるように身だしなみを整えてもらうことが可能です。

また、写真館の場合は撮影回数が1回ではなく、何枚か撮影したなかからベストな1枚を写真にしてもらえます。

少しの表情の違いでも印象は大きく異なるため、より印象の良い写真を撮影できるでしょう。

写真館によってはオプション機能があり、小顔効果やレタッチサービスが利用できる場合もあります。

しかし、すべての写真館がデータ化に対応しているとは限らないため、事前に確認したうえで予約をしましょう。

写真館での撮影は、プロに依頼することで他の方法よりも費用は掛かります。

とはいえ、きれいな証明写真を撮影できる1番の方法なので、金銭面に余裕のある方はぜひ写真館での撮影を検討してみてください。

写真館での撮影
費用	3,000円～10,000円
時間	30分前後

証明写真機

時間をかけずに写真を用意したい方であれば、証明写真機を利用する方法があります。

証明写真機は、履歴書・パスポートなどの使用用途に合わせて、写真サイズや背景色の変更ができます。

簡単に高画質の証明写真が撮れるため、費用や時間をかけずに撮影したい方におすすめです。

証明写真機は駅やスーパー、コンビニなどに設置されており、24時間いつでも撮影可能です。

写真データは、QRコードや専用アプリからダウンロードすることで受け取れます。

スマホの取り扱いに慣れていれば、初めて利用する方でも難なくできるでしょう。

しかし、機種によってはデータが受け取れない場合があるので、データを受け取れる機種で撮影する必要があります。

最近では美肌モードで撮影できる機種も多く、クオリティの高い機種で撮影することで良質な仕上がりが期待できます。

また、頭の位置なども指定してくれるので、適切な状態の写真を簡単に撮影可能です。

証明写真機での撮影
費用	1,000円前後
時間	15分前後

スマホのカメラアプリ

手軽かつ低コストにデータ化するなら、スマホのカメラアプリを利用しましょう。

最近では証明写真の撮影に特化した「証明写真アプリ」もあるため、活用をおすすめします。

カメラアプリは有料なものもありますが、無料で利用できるアプリも少なくありません。

写真を印刷する際には印刷費用が発生するものの、データのみなら費用をかけずに準備できます。

カメラアプリの場合は自分で撮影する必要があるため、きれいに撮る工夫が重要になります。

以下のポイントを実行することで、自撮りでもきれいに撮影できるでしょう。

白無地になる背景がない場合は、シーツや白い布、白い紙などで代用しましょう。

アプリによってはクマや肌荒れなどを目立たなくできる肌補正機能があるため、ダウンロードする際はチェックしてみてください。

スマホのカメラアプリは場所や時間を選ばず撮影でき、費用がかからない点が魅力です。

しかし、写真館のように髪型、姿勢などのアドバイスは受けられないため、就活で利用する場合は他の就活生よりもクオリティの低さが目立つかもしれません。

スマホのカメラアプリでの撮影
費用	印刷時にかかる費用のみ
時間	15分前後

自宅やコンビニ

自宅やコンビニでも、履歴書の写真をデータ化することができます。

自宅でおこなう場合は、スキャナーが必要です。

データ化するには、自宅またはコンビニのスキャナーで、証明写真をスキャンするだけでOKです。

スキャンした写真は、画像加工ソフトできれいにトリミングをおこないましょう。

ただし、スキャンは他の方法よりも画質が劣るので、最終手段として検討してみてください。

自宅やコンビニでの撮影
費用	印刷時にかかる費用のみ
時間	30分前後

履歴書に使う写真データを印刷する手順

履歴書の写真データを用意しておけば、必要なときにすぐに印刷ができます。

ここからは、履歴書に使う写真データを印刷する手順を紹介します。

自宅の場合

自宅にカラープリンターがあれば、家でも証明写真を印刷できます。

写真加工から印刷までの流れを紹介するので、自宅で印刷をする場合は以下の手順で進めてみてください。

1.必要な写真サイズの把握

写真データが履歴書サイズではない場合、必要な写真サイズの把握から始めます。

証明写真といっても、パスポート、履歴書、免許証などで求められる写真のサイズはさまざまです。

縦も横も用途ごとにサイズが微妙に異なるので注意してください。

履歴書の場合は「縦4cm×横3cm」が必要なサイズです。

2.Wordで印刷用の写真を開く

撮影した写真を指定のサイズで印刷するためには、Wordなどの文書ソフトを利用することで写真サイズを変更できます。

Wordでデータを開くには、ツールバー内「挿入」から「画像」を選択し「このデバイス…」をクリックすると、挿入したい画像を選択できます。

3.原稿から写真サイズを設定

画像を選択した状態で右クリックし、メニューの中から「図の書式設定」をクリックします。

アイコンの中から画像マークをクリックし、「トリミング」内「トリミング位置」に規定のサイズを入力してください。

画像のサイズ設定は、加工ソフトやWebサービスを利用しても可能です。

4.印刷

必要な写真サイズにできれば、印刷に進みます。

履歴書用の証明写真を印刷する場合は、光沢ありの写真用紙が良いでしょう。

ツールバーの「ファイル」から「印刷」を選択で完了です。

コンビニの場合

履歴書に使う証明写真は、コンビニのプリンターで印刷ができます。

自宅にカラープリンターがない方や、コストをかけずに印刷したい方は、ぜひコンビニを活用しましょう。

コンビニ印刷は30円～200円程度の値段なので、低コストな点も魅力です。

コンビニを利用する場合は「メディアプリント」「ネットワークプリント」の2種類の方法があります。

【メディアプリントで印刷する手順】

メディアプリントは、写真データをUSBメモリーなどの持ち運びができるメディアに移し、直接プリンターに接続して印刷する方法です。

対応メディアはコンビニのコピー機によって異なるため、所持しているメディアが対応しているか確認しておきましょう。

【ネットワークプリントで印刷する手順】

続いて、ネットワークプリントを利用する方法を紹介します。

ネットワークプリントは、事前にインターネット・アプリなどで予約番号を発行し、プリンターに入力して印刷する方法です。

スマホがあればできるため、データを保存するメディアがない方はこちらの方法でおこないましょう。

履歴書に使う写真をデータ化するメリット

履歴書に使う写真は、データ化することでさまざまなメリットがあります。

ここからは、履歴書に使う写真をデータ化するメリットを紹介します。

簡単に再プリントが可能

データ化した写真を保存していると、必要なときに簡単に再プリントが可能です。

就活では平均25社ほどの企業へのエントリーが一般的なので、印刷した証明写真だけではすぐに足りなくなってしまいます。

データがあれば貼る写真が不足した場合でも、コンビニや自宅ですぐに印刷が可能です。

Web履歴書を求められることも増えているため、その際もデータ化した写真があればすぐに対応できるでしょう。

また、証明写真を撮り直す際に「前回のほうが写真写りが良かった」と感じることもあるかと思います。

データ化しておけば、写りの良い写真を何度も焼き直しできる点もメリットといえます。

サイズのトリミングが簡単

データ化した証明写真は履歴書だけでなく、資格試験や転職サイトのプロフィール写真としても活用できます。

その際、履歴書で使用したサイズと異なっていても、データ化していれば簡単にトリミングが可能です。

応募企業によっては写真サイズが指定されていることもあるため、どのようなサイズでも調整可能な点はデータ化する大きなメリットといえます。

再撮影が不要なのでコストを削減できる

データ化していない場合では、履歴書用の写真が不足した際や、他の用途で使用する際に撮り直しが必要になり、コストも手間もかかります。

写真館で撮影すると3,000円～1万円程度の費用がかかるため、再撮影となると費用負担を大きく感じるでしょう。

データであれば写真館で撮影した写真も、簡単に再印刷が可能です。

特に就活では印象の良い証明写真は選考に影響するため、繰り返し利用できる点はコスト以外にもメリットがあるといえます。

データ化した写真を使う際の注意点

続いては、データ化した写真を使う際の注意点を紹介します。

これからデータ化した写真を利用する方は、以下の点に注意しましょう。

写真サイズを確認する

データ化した写真を利用する際は、必ず写真サイズを確認しましょう。

履歴書の証明写真は「縦4cm×横3cm」が一般的ですが、応募先によっては異なる場合があります。

指定通りのサイズで提出しなかった場合「ルールを守れない」「規定を確認していない」など、採用担当者にマイナスな印象を与えてしまう可能性があります。

「写真のサイズくらい」と思ってしまうかもしれませんが、証明写真に注目する採用担当者は珍しくありません。

また、写真館で撮影すると、データが大き過ぎる場合があります。

大容量のデータを企業に送ると、データが開けなかったり、アップロードできなかったりなど、企業に迷惑をかけるかもしれません。

そのため、写真館でデータを依頼した際は、データ容量も確認しておきましょう。

データ形式を確認する

Web上で履歴書の写真データを提出する場合「JPG」「PNG」などのファイル形式を指定されることが少なくありません。

写真であれば「JPG」が一般的ではあるものの、証明写真の用途や画質、ファイルサイズによって指定されるデータ形式は異なります。

「JPG」であれば「PNG」に変換するのも比較的容易なので、保存する際は「JPG」を選びましょう。

しかし、データ形式を変更すると、画像の解像度が悪くなる可能性があります。

そのため、アップロードする前は、画像の質が落ちていないか確認しましょう。

3ヶ月以内に撮影した写真を使う

データ化した写真は何度も再印刷ができますが、履歴書の写真として提出する場合は、原則3ヶ月以内に撮影した写真を使いましょう。

1年前に撮影した写真の出来栄えが良くても、古い写真を証明写真として使うのはマナー違反です。

証明写真は本人の人柄や雰囲気だけでなく、本人確認としても使用されます。

そのため、履歴書に使用する写真は面接時と雰囲気の変わらない写真を使う必要があります。

外見の雰囲気が違っていると、採用担当者に過去の写真を使いまわしていることを見破られてしまうかもしれません。

マイナスな印象を与えかねないので、過去の写真を利用するのは避けましょう。

履歴書への添付忘れに注意する

Web履歴書の提出を求められた場合は、データ化した写真を添付しないまま履歴書を送らないように気をつけましょう。

紙の履歴書に証明写真が貼り付けられていない場合は一目瞭然ですが、Web上で作成した履歴書だと証明写真の添付を忘れてしまうことがあります。

特に、Web履歴書の提出が慣れていない場合に、ミスを起こしやすいので気をつけてください。

証明写真を添付しない状態でWeb履歴書やエントリーシートを提出すると、選考に悪影響を及ぼします。

時間をかけて作成した履歴書でも、証明写真を添付し忘れると、台無しになってしまいます。

添付忘れを防ぐには、Web履歴書を提出する前に、内容だけでなく証明写真が指定の位置に貼り付けられているかも必ず確認しましょう。

Web履歴書に写真データを貼る方法

ExcelやWordで作成した履歴書に写真データを貼る方法を紹介します。

ExcelやWord以外で履歴書を作成するなら、履歴書作成アプリやツールがおすすめです。

アプリやツールであれば、テンプレートから簡単に作成でき、指示通りに進めることで、簡単に写真の貼り付けが可能です。

さまざまな種類のアプリやツールがあるため、自分に合うものを探してみましょう。

履歴書に使う写真を撮影するときのポイント

最後に、履歴書に使う写真を撮影するときのポイントを解説します。

以下のポイントを心がけることで、マナーが守れていることが採用担当者に伝わるでしょう。

胸から上の部分を撮影する

履歴書に使う写真は、胸元から上の部分を撮影します。

男性の場合は、ネクタイの結び目から少し下くらいが目安です。

顔だけのアップ写真は、全体の姿勢や雰囲気が伝わりづらいので避けましょう。

反対に肩先まで写すと、顔が小さくなり、全体のバランスが悪くなります。

口角を少し上げた自然な笑顔を目指す

履歴書の写真は表情も大きなポイントのひとつです。

髪型や服装を整えていても、一直線的な口元や口角の下がった表情は不愛想に見えてしまい、マイナスな印象につながります。

そのため、履歴書の写真では、口角を少し上げた自然な笑顔がベストです。

歯を見せないように口を閉じ、自然な笑顔を意識しましょう。

明るい印象を与えるものの、履歴書では歯を見せて笑うのはNGとされています。

歯を見せた笑顔はカジュアルな印象を与えるため、ビジネスシーンには適さないことが理由です。

背景色は水色・グレー・白が適している

写真を撮影するときは、背景にも気を配る必要があります。

履歴書の写真では水色・グレー・白が顔色や表情を引き立たせる効果あるため、背景色として適しています。

ただし、背景色が白の場合は明るさの加減によって、顔が白くピンボケして写ってしまったり、暗く写ってしまったりすることがあるため注意しましょう。

履歴書の写真はデータ化がおすすめ！

Webで履歴書やエントリーシートが求められる現代では、履歴書の写真においてもデータ化がおすすめです。

データ化した証明写真はWeb履歴書だけでなく、Web出願や転職サイトのプロフィール写真など、さまざまな使い道があります。

履歴書に使う写真を撮影するなら、写真館の撮影がおすすめです。

写真館であれば、履歴書に適したクオリティの高い証明写真をプロに撮影してもらえるでしょう。

時間やコストをかけたくないなら、証明写真機やスマホのカメラアプリを使う方法もあります。

写真をデータ化しておけば、いつでも簡単に再プリントができ、サイズのトリミングも簡単です。

再撮影が不要なのでコストも抑えられるため、ぜひこの機会にデータ化をしておきましょう！