このような新卒の方で履歴書についての悩みがある方は、少なくないでしょう。

そのような方のために、本記事では、履歴書の書き方やポイント、郵送のマナーについて解説します。

また、メールで履歴書を送る際のマナーについても紹介するので、最後まで読んで履歴書を書く際の参考にしてください。

関連記事：就活エージェントおすすめ比較22社｜25卒・26卒向けに各社の特徴を徹底解説

新卒の履歴書とエントリーシートの違い

新卒の就活生の中には「履歴書」と「エントリーシート」を混同している方も少なくありません。

最初に、違いをおさらいしておきましょう。

「履歴書」と「エントリーシート」には以下の違いがあります。

履歴書

履歴書は、求職者が企業に応募する際に提出する書類です。

名前や住所、職歴などの基本情報に加えて、志望動機や自己PRを記入できるようになっています。

ほとんどの場合で、採用選考を受ける際に提出が求められる書類です。

応募者の情報を確認するための要素が強いため、志望動機や自己PR欄は数行しか書けないのが一般的です。

そのため、アルバイトや転職、新卒の就職活動など、使用する場面に合わせた履歴書も多く存在します。

エントリーシート

エントリーシートは、新卒が就職活動をおこなう際に、企業へ履歴書と一緒に提出する書類です。

基本情報よりも、応募者の人柄や価値観、応募先への熱意などを判断するための要素が強く、志望動機や自己PRを詳しく書けるのが特徴です。

学生が記入することを前提としているため、学生時代に力を入れた活動やゼミの研究内容など、具体的な質問項目が多くなっています。

企業によって記入する項目が異なるのも特徴です。

履歴書の種類

履歴書の種類は大きく以下の3つに分けられ、それぞれに特徴があります。

1つずつ解説します。

学校指定の履歴書

学校指定の履歴書は、就職活動に最も適しています。

学校のロゴなども入っており、どの学校の学生なのか一目でわかるようになっているのが特徴です。

学校側が就職活動用として作成しているため、自己PRや志望動機など企業が知りたい情報をわかりやすく記載できるように工夫されています。

そのため、よほどの理由がない限り学校指定の履歴書を使いましょう。

学校の生協や売店で購入できます。

市販の履歴書

市販の履歴書は、書店や文房具店などで購入可能です。

多くのフォーマットがあり、アルバイトや転職に特化した履歴書もあります。

学校指定の履歴書がない場合などは、市販されているものを使用しても構いません。

ただし、一般的な求人への応募を前提としたフォーマットになっているため、志望動機や自己PRが多く書けないものもあります。

そのため、市販の履歴書を使う際は、自己PR欄が広めのものを購入するとよいでしょう。

JIS規格の履歴書

JIS規格の履歴書は、日本工業規格(JIS)に基づいたフォーマットで作成されているのが特徴です。

令和2年まで厚生労働省が推奨する履歴書となっていたため、伝統的な業界や官公庁などで好まれる傾向があります。

職歴欄や免許・資格欄が広く、社会人の転職活動用として多く利用されていますが、自己PR欄は狭く新卒の就活生には不向きです。

参照：厚生労働省｜新たな履歴書の様式例の作成について

新卒の履歴書を購入する際の注意点

新卒の方が就活用に履歴書を購入する際の注意点を以下にまとめます。

企業によっては、Webサイトで専用の履歴書を用意していたり、説明会で配布したものを使用するよう指示していたりするケースがあります。

履歴書自体の指定がない場合でも、フォーマットや必須項目が定められているケースも珍しくありません。

とくに企業からの指定がない場合は、就活用で用いられることの多いA4サイズを選ぶとよいでしょう。

ただし、履歴書には以下4種類が存在するため注意が必要です。

規格の違いを理解したうえで、用途や記入内容にあわせて履歴書を購入しましょう。

新卒が履歴書を書く前に準備するもの

履歴書を書くにあたって、以下のものを準備しましょう。

1つずつ見ていきましょう。

履歴書

まずは履歴書自体を準備する必要があります。

履歴書にはA4サイズとB5サイズのものがありますが、就職活動で使用する履歴書はA4サイズにしましょう。

A4サイズは大きいため、より自分をアピールできるメリットがあります。

ただし、B5サイズの履歴書を使ったからといって不利になることはありません。

証明写真

履歴書には証明写真を添付するため、事前に用意しておきましょう。

証明写真の注意点は以下のとおりです。

スピード写真でも問題ありませんが、写真館は就職写真の撮影に慣れているため、服装の乱れや姿勢、表情などについてサポートしてくれるメリットがあります。

値段や時間はかかるものの、大切な就職活動ですから前向きに検討してみましょう。

ペン・下敷き

ボールペンはインクのにじみや、文字の太さに注意して選びましょう。

見出しや本文で、太さの異なるペンを使いわけて見やすくするのも好印象です。

下敷きを使用すれば筆跡が均一に保てるため、仕上がりがきれいになります。

とくに手書きの履歴書は、丁寧さや真面目さをアピールできるため慎重に記入しましょう。

印鑑・朱肉・印鑑マット

履歴書には本人確認のために、印鑑を押印することが一般的です。

履歴書用に特別なものを用意する必要はなく、認印で構いません。

朱肉が不要なスタンプ式のゴム印は、簡易的な印鑑なので公文書には不向きです。

朱肉はきれいに押印できるものを選び、印鑑マットを使用して均一な圧力で押印しましょう。

クリアファイル・封筒

履歴書を提出する際は、折り目や汚れを防ぐためにクリアファイルに入れましょう。

クリアファイルは、新品で無色透明なものをおすすめします。

また、封筒は履歴書を折らずにクリアファイルごと収まるものがおすすめです。

白や淡い色のものを選び、サイズは角2号が適しています。

このような企業への敬意も、採用担当者に良い印象をもってもらうための秘訣です。

メールアドレス

近年は履歴書の提出や連絡手段として、メールを使用するケースが増えています。

プライベート用は使わず、就職活動専用のメールアドレスを準備しましょう。

専用のアドレスを準備することで、見落としを防げます。

また、メールアドレスは名前や誕生日を組み合わせるなど、シンプルなものがおすすめです。

カジュアルなメールアドレスだと、採用担当者に「TPOをわきまえていない」と思われる可能性があります。

新卒の履歴書の書き方

履歴書は丁寧に書くことはもちろん、正しく書かなければ印象が悪くなります。

知識不足で「常識がない」と判断されないためにも、書き方をマスターしておきましょう。

次に履歴書の基本情報の正しい書き方について解説します。

日付

履歴書に記載する日付は、記入した日ではなく「企業に提出する日」を記入します。

郵送の場合は「履歴書を投函する日」を記入し、面接の際に手渡しする場合は「面接日」にしましょう。

西暦と和暦のどちらでも構いませんが、履歴書全体で統一する必要があります。

氏名

氏名はフルネームで記入し、振り仮名も書きましょう。

「ふりがな」とあればひらがなで「フリガナ」とあればカタカナで記入しなければなりません。

ふりがなを書く際は、苗字と名前の間はスペースをあけると読み間違えを防ぎます。

住所

住所は郵便番号から始め、都道府県や市区町村、番地まで詳細に記入する必要があります。

よく「1-1-1」などと書く人を見かけますが「1丁目1番１号」が正しい書き方です。

また、アパートやマンション名、部屋番号も略さず正式名称を記入しましょう。

住所の振り仮名は、漢字部分のみで構いません。

写真

履歴書に貼る写真は、3ヶ月以内に撮影したものを使用します。

正面からのバストアップで、明るい表情で撮影しましょう。

履歴書用の写真サイズは「タテ4cm×ヨコ3cm」です。

背景は無地の白、または淡いブルーをおすすめします。

淡いブルーは、顔の色や表情がはっきり写るため好印象です。

写真は第一印象を左右するため、リクルートスーツで撮影しましょう。

印鑑

履歴書に「印」の箇所がある場合は、押印が必要です。

押印は「本人が記入した」ことを証明する意味合いがあります。

また、押印する際は「印」の字が印鑑の中心になるように注意しましょう。

ただし、押印欄がない場合は、わざわざ押印する必要はありません。

連絡先

連絡先には、電話番号とメールアドレスを記入しましょう。

企業から届くメールは、パソコンでしか開けない添付ファイルが送付されている場合もあります。

そのため、携帯のキャリアメールではなく、gmailやyahooメールなどのフリーメールを使いましょう。

また、迷惑メールフォルダに振り分けられることもあるので、受信可能な設定にしておくことも必要です。

アルバイトなどですぐに電話に出られない場合は、連絡が取りやすい時間帯も記入しておくとよいでしょう。

学歴

書き出しは記入欄の1行目中央に「学歴」と記入し、2行目から学歴を時系列に書きます。

学歴は中学校卒業から書くのが一般的です。

また、学校名は「◯◯高校」と省略せず、正式名称で「◯◯高等学校」と記入しましょう。

学部や学科、コースも忘れずに明記する必要があります。

専攻していた分野が応募先の業種と関連がある場合は、専攻内容を強調することがポイントです。

大学の学歴は「在学中」ではなく「卒業見込み」と書き、卒業予定だとわかるように記入します。

職歴

学校指定の履歴書以外を使う場合は、職歴を記入する欄があります。

この場合は記入欄の1行目中央に「職歴」と記入し、2行目に「なし」と記入しましょう。

アルバイトやインターンシップの経験を書きたい人もいると思います。

しかし、正式な職歴ではないため、ここでは記入しません。

アルバイトやインターンシップの経験は、自己PR欄に記入します。

志望動機

志望動機は「なぜこの企業でなければならないのか」を書くことが重要です。

最も重要なポイントなので、しっかりと企業研究をおこない、企業が求める人材に沿った内容にする必要があります。

同じ業界に多くの企業がある中で、応募先の企業を選んだ理由をしっかりと考えましょう。

企業の理念や文化に共感する理由も加えると説得力が増します。

自己PR

自己PRは、あなたが活躍してくれる人物かどうかを見極めるための重要な項目です。

具体的なエピソードを交えて強みを伝え「そこから何を学んだか」を記入しましょう。

さらに、どのように仕事に活かせるかまで書くことが不可欠です。

内定の判断をする上で重要なポイントとなるので、少し長くなっても構いません。

しっかりと採用担当者にアピールしましょう。

趣味・特技

趣味や特技は、仕事においてもプラスになる側面を強調しましょう。

たとえば、チームスポーツを趣味にしている場合だと、協調性やリーダーシップをアピールできます。

趣味は何でも構いませんが、ギャンブルや飲酒などはイメージが悪くなるのでおすすめできません。

また、趣味や特技が応募先の業務に直結するものであれば、積極的に強調すると好印象です。

免許・資格

資格は正式名称で書きましょう。

たとえば「英検」は「実用英語技能検定」が正式名称です。

取得年月日も、正確に記入しなければなりません。

記入できる資格がない場合でも「なし」と書くと印象が悪くなります。

そのため、現在チャレンジしている資格があれば記入しましょう。

また、資格者証のコピーなどを求められることもあるため、合格証書などは確認しておく必要があります。

とくに、資格が必要な仕事では必ず提出が求められるので、見つからない場合は再発行までの日数も確認しておきましょう。

本人希望記入欄

一般的には給与や勤務地、勤務時間などの希望を記入する欄ですが、新卒の場合はマイナスの印象を与えるため記入しないほうがよいでしょう。

ただし、書くことがない場合でも、空欄のままにしておくと記入漏れと思われてしまう可能性があります。

ここでは「とくにありません」と書くと印象が悪くなるため「貴社規定に従います」と記入しましょう。

身体上の都合など、どうしても伝えておかなければならないことは記入しても構いません。

新卒が履歴書を書くときの5つのポイント

履歴書は、あなたの第一印象を決める重要な書類です。

そのため「読んでもらいやすい履歴書」を書くことが重要となります。

履歴書を書く際は、以下の5つのポイントを意識して書きましょう。

1つずつ解説します。

1.空欄を作らない

履歴書では項目に関わらず、空欄を作らないようにしましょう。

例えば職歴や資格について記入できる内容がない場合は、「なし」と記入します。

書くことがないからといって空欄にしていると、採用担当者は「記入できる内容がない」のか「記入漏れ」なのかを判断できません。

一方、空欄を作らず「なし」と記入していれば、採用担当者は正確に判断できます。

また、資格がない場合は単に「なし」と記入するのではなく、勉強中の資格を記入するのもひとつの手です。

取得こそしていないものの、資格取得を目指していることが伝われば、意欲や熱意の観点で高評価を得られるかもしれません。

ただし、「なし」と記入してよいのは「職歴」「資格・免許」「備考」のみであり、その他の項目は必ず埋めましょう。

2.略語を使わない

項目を問わず、履歴書のなかでは略語を使わないように注意しましょう。

上記は日常で略語として使いがちな言葉の一例ですが、履歴書ではすべての言葉を正式名称で記載する必要があります。

とくに、専攻している学科に特有の用語などは、一般的に理解されていないため正式名称で記入しましょう。

採用担当者が略語を正確に理解しているとは限らないため、誤解を招く可能性もあります。

つい略語のまま提出してしまうと「常識がない」「本気度が低い」「対策していない」といったネガティブなイメージを与えかねません。

修正したうえでの書き直しは書類の信頼度が下がるため、書き間違いを防ぐために下書きや見本を作成してから履歴書を書くのがおすすめです。

3.読みやすい文章にする

履歴書の文章は分かりやすく簡潔にすることが大切です。

自己PRや志望動機は、ポイントを絞り込んで短めにまとめることを心がけましょう。

要点を箇条書きで整理するのも、読みやすさを向上させる有効な手段です。

読み手の負担を減らし、簡潔に伝えるためにも「読みやすさ」には気をつかう必要があります。

4.修正ペンや修正テープを使わない

履歴書を書く際に誤字や脱字があった場合、修正ペンや修正テープは使わず新たに書き直しましょう。

修正跡がある履歴書は、採用担当者の印象を悪くします。

そもそも、履歴書は学生の経歴を証明する公的文書のため、修正はふさわしくありません。

また、消せるペンの使用もNGです。

消せるペンは摩擦や熱で文字が消えるため、郵送中に文字が消えてしまうことがあります。

履歴書で印象が大きく左右されるため、書く際は細心の注意を払いましょう。

5.第三者からのアドバイスをもらう

履歴書を完成させる前に、誰かに見てもらいましょう。

第三者の目線でアドバイスを受けることで、自分では気づかなかった誤字脱字の修正や表現の改善点が見つかることがあります。

また、内容の充実度や伝わりやすさも確認できるため、より良い履歴書を作成するヒントになるでしょう。

周りに見てもらえる人がいない場合は、就職エージェントの利用がおすすめです。

就職エージェントでは、履歴書の添削サービスを無料で行ってくれます。

参考記事：新卒におすすめの転職サイト5選！利用するメリットや注意点を徹底解説

新卒が履歴書を郵送するときのマナー5選

どんなに良い履歴書でも、送り方のマナーが悪ければ手元に届いた時点で印象が悪くなります。

以下のマナーを守って最高の履歴書にしましょう。

郵送のマナーは次の5つです。

詳しく解説します。

1.封筒に「履歴書在中」と赤字で書く

履歴書を郵送する際は、封筒の表面に「履歴書在中」と赤字で明記するのがマナーです。

履歴書以外の書類も入っている場合は「応募書類在中」と記入しましょう。

企業には毎日たくさんの郵便物が届くため、他の書類に紛れてしまう可能性があるためです。

履歴書であることを明確にすれば、スムーズに採用担当者の手元に届きやすくなるでしょう。

また、履歴書だとわかることで他の郵便物と区別されやすくなるメリットもあります。

このように、相手の手元に届くまでの配慮も必要です。

2.宛先は「御中」と書く

企業宛ての郵便物は企業名の後を「御中」にするのがマナーです。

「様」は特定の個人に対する敬称のため、企業への郵便物には使いません。

ただし、担当者がわかっている場合は会社名の後に「様」をつけます。

会社や特定の部署宛てに送る場合は「御中」を使い、個人に送る場合は「様」を使うと覚えておくとよいでしょう。

以下に、書き方の例を紹介します。

宛先の書き方ひとつでビジネスマナーが判断されることもあるため、宛先の表記には注意が必要です。

3.封筒の裏面に自分の住所と氏名を書く

封筒の裏面には、誰からの郵便物なのかを明らかにするために、差出人の住所と氏名を記入しましょう。

名前が書いてあれば、学生からの郵便物であることがわかるため、採用担当者のもとに届きやすくなります。

住所は都道府県から縦書きで書き、住所の左横に氏名を記入しましょう。

「封筒の宛名書きも履歴書の一部」だと意識することが重要です。

4.送付状を添える

履歴書を郵送する際には、送付状を同封することがマナーです。

送付状には「何の書類を何枚同封しているのか」を明記しましょう。

送付状があれば開封した相手が内容物のチェックがしやすくなる上、自分が封入する際の漏れも防げます。

送付状はすべての書類の一番上に重ねて、クリアファイルに挟めばOKです。

5.締め切りを確認しておく

履歴書の送付には、ほとんどの場合は締切が設けられているため、締切に間に合わせなければなりません。

そのため、締め切り日を事前に確認し余裕をもって郵送するのがマナーです。

また、締切日の「必着」と「当日消印有効」に注意しましょう。

違いは以下の通りです。

ただし、締め切りギリギリの郵送では、もし遅延が発生した場合に間に合わない可能性があります。

また、早めに送ることで、熱意をアピールすることも可能です。採用担当者はこのような姿勢も見ています。

新卒の履歴書をメールで送るときの3つのマナー

近年は、メールでやりとりをおこなうことも増えてきています。

ビジネスの場面では、郵送と同じように送信側のマナーがあります。

次にメール送信のマナーを見ていきましょう。

押さえておきたいマナーは、以下の3つです。

それぞれ、解説します。

1.署名を記載する

履歴書をメールで送付する際には、メールの最後に署名をつけます。

郵送の際に封筒の裏に書く「差出人」と同じです。

署名があれば、受け取った人が誰からのメールなのかを判断しやすくなります。

署名には以下の項目を記載しましょう。

署名の例を紹介します。

2.ファイル形式はPDFにする

履歴書をメールで送る際には、一般的にPDF形式で添付します。

Wordなどの他のファイル形式では、まれにフォーマットが崩れる可能性があるためです。

また、採用担当者の中には、会社のメールを自分のスマートフォンで見られるようにしているケースもあります。

このような時でも、PDF形式ならパソコンと見た目が変わらず見やすいのが特徴です。

また、履歴書をPDFにする際のファイル名は「履歴書＋大学名＋氏名」にし、誰のファイルなのかがわかるようにしましょう。

3.件名はわかりやすく

メールで履歴書を送る際の件名は、とても重要です。

企業には毎日多くのメールが届くため、件名が明確でないと他のメールに埋もれてしまい、見過ごされる可能性があります。

そのため、件名は「◯◯大学◯◯学科（自分の氏名）履歴書送付」にしましょう。

件名に大学名と自分の名前を入れることで、メールが学生からのものであることがわかり、採用担当者が気づきやすくなります。

履歴書の書き方がわからない方におすすめの就活エージェント

「履歴書の書き方がわからない」という方におすすめの就活エージェントを3つ紹介します。

就活エージェントを上手に利用して、効率よく活動を進めましょう。

おすすめは以下の3つです。

それぞれの特徴を解説します。

キャリアパーク

キャリアチケット

シュトキャリ

新卒の履歴書に関するよくある質問

最後に、新卒の方からよく質問される項目を厳選して5つ紹介します。

それぞれに回答していきます。

まとめ

新卒の方々が履歴書を作成する際には、多くの不安があるでしょう。

しかし、基本的な書き方やルールに通りに書けば、それほど心配する必要はありません。

本記事の解説に沿って作成すれば、書き方やマナーで指摘を受けることはないでしょう。

履歴書で一番大事なのは、自分らしさを伝える事です。

あなたらしさが伝わらない履歴書は、どんなに書き方やルールに従っていてもよい履歴書にはなりません。

どう伝えたらよいかわからない方は、就職エージェントの利用をおすすめします。

就職エージェントにサポートしてもらいながら作成すれば、採用担当者の印象に残る履歴書になり、内定の確率が上がるでしょう。

本記事が、履歴書作成の参考になれば幸いです。